Savoir mener des réunions engageantes

« Quelle réunion ennuyante… » Qui n’a jamais pensé ces mots en sortant d’une longue réunion ? Savoir mener des réunions engageantes n’est pas donné à tout le monde. Une étude réalisée en 2019, révèle que les Francais.e.s passeraient en moyenne plus de huit heures en réunion par semaine. En plus du temps que cela représente, la frustration des membres d’une équipe peut s’en trouver exacerbée. En effet, 56% des personnes interrogées dans la même étude estiment que ces réunions sont pour la plupart inutiles. Pourtant, savoir mener des réunions engageantes est une compétence clé chez un.e chef.fe d’équipe. Une bonne communication, le partage et l’échange entre les différents membres d’une équipe de travail est la base d’un travail efficace et productif. Continuez la lecture de cet article pour découvrir comment organiser et animer des réunions engageantes qui feront dire aux personnes qui y participent « Enfin une réunion qui a fait avancer le travail ! »

Redonner aux participant.e.s le pouvoir des prises de décision

Pour vous assurer de l’engagement des personnes conviées à vos réunions, le plus important est de leur redonner le pouvoir de décision. En effet, si votre équipe a l’impression que vous écoutez vraiment leurs propositions et qu’ils ont une réelle influence sur le processus de décision, vous verrez leur intérêt pour vos réunions augmenter immédiatement. Il est prouvé qu’un plan d’action co-construit a plus de chances d’être mis en place et d’atteindre ses objectifs. Forcément, les gens ont envie de voir réussir un projet sur lequel ils ou elles se sont engagés personnellement !

Afin de faire ressortir les idées et les propositions de votre équipe, pensez à expérimenter avec des formats de réunions participatifs. Il en existe pleins ! Quelques classiques sont le design thinking, la World Café, les marguerites, … Attention, en fonction de l’objectif attendu, un format peut se révéler plus pertinent qu’un autre.

Utiliser les outils appropriés pour dynamiser vos réunions

Rien de pire qu’une réunion monotone. Alors pour éveiller l’intérêt et l’engagement de votre équipe, appropriez-vous des techniques d’animation connues pour leur dynamisme. Vous avez l’embarras du choix : chapeaux de Bono, réunion déléguée, …

Dans la meme logique, ne sautez surtout pas l’étape d’inclusion de la réunion. Pour ce faire, l’outil indispensable à savoir maîtriser est la boucle d’inclusion : Inclusion, Contrôle, Ouverture. L’inclusion peut se faire de manière ludique et prendre peu de temps.

Suivre les objectifs de la réunion en amont et en aval

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, une réunion ne commence et ne finit pas avec les horaires de la réunion. Si vous êtes la personne qui organise la réunion, il est important de bien préparar l’amont et l’aval de celle-ci.

En amont de la réunion, pensez à bien définir les objectifs de la réunion. Concrètement, avec quoi voulez-vous sortir de la réunion ? Un plan d’action ? Des idées originales ? Pensez à vous inspirer de la méthodologie SMART pour vos objectifs. Ensuite, préparez la réunion en envoyant aux participant.e.s toutes les infos dont ils ou elles pourraient avoir besoin. Cela inclut également les objectifs que vous vous êtes fixé. Savoir ce qu’on attend d’eux permet à votre équipe d’être au clair sur leur venue à la réunion et, si besoin, de préparer documents et autres nécessaires.

En aval de la réunion, il est important de piloter la mise en place des décisions prises. Cela peut se faire de différentes manières mais notamment en utilisant la communication engageante pendant la réunion. Si besoin, vous pouvez recadrer les participant.e.s si les décisions ne sont pas ou non correctement appliquées.

Conclusion

Savoir mener des réunions engageantes est une compétence qui ne s’improvise pas. Pourtant, elle est primordiale chez les managers qui ont à coeur d’accompagner leurs équipes. Une réunion bien organisée en amont et en aval, dynamique et participative peut faire gagner en productivité et aussi en temps.

Pour en apprendre plus sur les réunions engageantes, contactez aujourd’hui nos consultant.e.s expert.e.s du sujet. Ils vous aiguilleront sur le sujet !