Animer une communauté hybride

La crise sanitaire de la Covid-19 a accéléré le passage à des pratiques professionnelles virtuelles. Maintenant que la crise est surmontée, le travail à distance est entré dans les habitudes d’une majorité de salarié.e.s. La généralisation des réunions virtuelles, les communautés professionnelles et les équipes de travail ont dû s’adapter à un environnement hybride. Pas facile pour les managers de s’adapter à ces nouvelles règles de jeux ! Beaucoup se posent la question de savoir comment animer ces espaces de travail et de collaboration. Animer une communauté hybride est une réelle compétence qui s’acquière. Cela peut passer, bien évidemment, par l’expérience. Cependant, une formation ludique et de haute qualité sur le sujet peut vous permettre de monter plus rapidement en compétence sur le sujet.

Animer une communauté professionnelle en hybride ne change pas les règles du jeu. Cependant, une animation en hybride, c’est à dire en présentiel et en distanciel, demande plus de rigueur. En effet, les problèmes de communication sont plus fréquents. Notamment car les flux d’informations ainsi que le partage d’idées peuvent se révéler moins fluides.

Découvrez dans cet article des conseils facilement actionnables pour animer des communautés hybrides plus dynamiques et plus engagées !

Animer une communauté hybride en choisissant les espaces de discussion et de co-construction adaptés

Un choix important au moment d’animer une communauté hybride sont les espaces de discussion et de co-construction. Il convient alors de vous poser les bonnes questions afin d’identifier l’espace de discussion le plus adapté.

Quel est l’objectif de votre espace de discussion ?

• Prise de décision. Si un débat est prévu en distanciel, faites attention à bien chronométrer le temps imparti. Envoyez en amont de la réunion un ordre du jour avec les horaires exacts et verbalisez le temps imparti au débat en début de réunion. A la fin de la réunion, pensez à bien synthétiser les décisions prises et à envoyer le relevé de décisions à vos collaborateurs.
• Résolution de problème ou recherche d’idées. Ce type de réunion en distanciel s’anime bien avec des outils tels que Miro ou Mural. Ces outils vous permettent de (re)créer les conditions d’un atelier de collaboration où tout le monde a accès aux post-its de ses voisins. Prenez vos techniques d’animation en présentiel et laissez parler votre créativité pour les adapter au distanciel !
• Réunion d’information. Ces réunions se prêtent particulièrement bien aux réunions en distanciel car l’interactivité avec les participant.e.s est minimisée. Il faut cependant réussir à capter l’attention de l’audience qui peut facilement se laisser distraire par ses mails ou autre.
• Construction d’un plan d’actions. Pensez asynchrone au moment de la construction virtuelle d’un plan d’actions ! Donnez des délais clairs pour que les gens puissent mettre leurs propositions et/ou commentaires sur un document partagé. Vous devrez ensuite vous charger de faire la synthèse des propositions pour une validation ultime.

Quelle est la sensibilité du sujet abordé ?

La règle d’or sur ce sujet est que, plus le sujet est sensible, plus il est nécessaire d’en discuter en présentiel.

Quels est le niveau de lien dont ont besoin mes participant.e.s ?

Avec tous les outils en ligne, applications et autres merveilles technologiques, des fois, rien ne vaut… une discussion en présentiel ! Demandez à vos collaborateurs comment ils perçoivent les liens formels mais surtout informels avec les autres membres de l’équipe. Sur le long terme, réfléchissez à des espaces de discussion présentiel qui permettent de répondre à ce besoin très humain de connexion. Si des réunions en présentiel ne sont pas possibles, certaines techniques d’animation en virtuel ou des applications peuvent y répondre partiellement.

L’espace permet-il de répondre aux besoins de confort des participants ?

L’espace est-il facilement accessible – que ce soit en présentiel ou distanciel ? Les horaires sont-ils appropriés pour le mode d’animation choisi ? Par exemple, une réunion à 16h30 en distanciel permet peut-être plus facilement aux collaborateurs de récupérer leurs enfants à temps de l’école.

Une technique d’animation efficace en hybride, présentiel et virtuel

L’ICO est un modèle d’animation qui a été théorisé par Will Schultz, l’auteur de l’ouvrage « L’Element Humain ». Cet outil d’animation permet de créer les bonnes conditions pour animer un espace virtuel, présentiel ou hybride. Cet outil puissant vise à favoriser la croissance et l’épanouissement au sein des équipes et des communautés. L’Inclusion encourage un environnement où chacun se sent accueilli, valorisé et respecté, favorisant ainsi l’engagement et la collaboration. Le Contrôle, quant à lui, met l’accent sur l’autonomie et la responsabilité individuelle, permettant aux membres de se sentir compétents et investis dans leur travail. Enfin, l’Ouverture encourage la transparence, la communication authentique et l’expression des sentiments et des idées. En utilisant l’outil ICO, les leaders et les animateurs de communauté peuvent créer des espaces où les individus se sentent en sécurité, engagés et prêts à contribuer pleinement à leur développement personnel et professionnel.

Inclusion. Afin de créer le groupe, il est important de laisser le temps à chacun de prendre sa place. Ce moment a un impact direct sur la motivation et l’engagement des participant.e.s. Un exemple d’inclusion rapide (et hybride) est « la météo du jour« .

Contrôle du début. C’est un moment qui permet de définir le cadre de la réunion ainsi que les objectifs à atteindre à la fin.

Ouverture. Ce moment est l’objet même de la réunion. Il permet d’approfondir le sujet et d’en débattre.

Contrôle de fin. Il s’agit de la synthèse des échanges. Ce moment est là pour souligner les décisions prises et donner de la perspective sur la suite. La discussion est refermée de manière satisfaisante pour toutes les personnes concernées.

Déclusion. Ce moment permet de recueillir le retour des participant.e.s et d’acter la fin de la réunion.

Conclusion

Alors, prêt.e à sauter le pas pour animer des espaces performants et agréables ? Animer une communauté hybride est une compétence qui s’apprend. Une formation sur le sujet peut vous permettre d’acquérir les outils nécessaires. Si vous avez envie ou besoin d’en discuter avec un.e professionnel.le de l’animation, nos consultant.e.s seront ravi.e.s de prendre du temps pour explorer ensemble le sujet.

Animer une communauté hybride peut sembler complexe, mais en choisissant les espaces de discussion et de co-construction ainsi que les techniques d’animation adaptés, vous pouvez favoriser l’épanouissement professionnel de vos équipes. N’oubliez pas de privilégier les interactions sociales, d’encourager la participation de toutes et tous et d’utiliser des supports visuels pour maintenir l’engagement. Avec une approche équilibrée entre le présentiel et le virtuel, vous pouvez créer une communauté dynamique et collaborative, prête à relever les défis du monde professionnel d’aujourd’hui.