Qu’est-ce qu’une partie prenante en entreprise ?

La citation « No man is an island » – « Aucun homme est une île » du poète anglais John Donne (XVI-XVIIème siècle) est plus que d’actualité dans notre société de plus en plus connectée. Cette connexion et cette imbrication des personnes au quotidien est particulièrement visible dans les entreprises et les organisations de travail. La théorie des parties prenantes en est le meilleur exemple : ce n’est qu’en travaillant tous ensemble et en intégrant un maximum de parties prenantes qu’une entreprise réussira à être la plus performante possible et à s’inscrire dans une logique de durabilité et de prospérité.

Mais au fait, qu’est précisément une partie prenante ? Et comment intégrer les besoins des parties prenantes dans les projets d’une entreprise ou d’une organisation ? Et surtout, pourquoi ?

Vous avez dit partie prenante ?

Une partie prenante, quelquefois aussi appelée partie intéressée, est toute personne ou organisation qui est impactée par ou peut impacter, d’une façon ou d’une autre, les activités d’une entreprise ou d’une organisation. La théorie des parties prenantes (voir plus bas pour plus d’explications à ce sujet) stipule qu’une entreprise doit répertorier les besoins de ses parties prenantes pour y répondre du mieux possible. Il est (presque) impossible qu’une entreprise réponde à tous les besoins de toutes ses parties prenantes. Il est même tout à fait possible que certains besoins soient contradictoires. Il s’agit donc de trouver une méthodologie pour classer les besoins et l’importance des parties prenantes.

Voici les classements les plus souvent utilisés :

Parties prenantes internes et parties prenantes internes

• Les parties prenantes internes sont toutes les personnes ou organisations qui travaillent au sein de l’entreprise : salarié.e.s, direction, …
• Les parties prenantes externes sont toutes les personnes ou organisations qui ont un lien direct avec l’organisation : fournisseurs, clients, concurrents, …
• Les parties prenantes éloignées sont toutes les personnes ou organisation qui ont un lien indirect avec l’entreprise : communauté où l’entreprise est basée, la presse, le gouvernement, …

Les parties prenantes actives et passives

• Les parties prenantes actives prennent les décisions ou du moins font partie du processus de décision : actionnaires, dirigeant.e.s, salarié.e.s, …
• Les parties prenantes passives subissent les décisions (concurrents, ONG environnementales, …)

Le classement ci-dessous n’est pas un classement des parties prenantes à proprement parler. Il s’agit plus d’une méthode pour classer les parties prenantes et leurs besoins après avoir engagé le dialogue avec eux. En fonction du pouvoir et de la légitimité de chaque partie prenante, ainsi que de l’urgence de leurs besoins, on définit un degré de nécessité d’action (ou non). Ce classement est un peu plus complexe et s’explique mieux graphiquement.

Partie prenante et RSE

Dans les années 1980, le Dr. Ed Freeman, professeur à l’Université de Virginie aux Etats-Unis publie sa théorie des parties prenantes : stakeholder theory en anglais. Dans sa publication, il oppose sa vision de la gestion des entreprises à celle de Milton Friedman, économiste reconnu du début du XXème siècle. Milton Friedman explique que, dans le cadre du capitalisme, la seule responsabilité d’une entreprise est de produire de la richesse, de la valeur pour ses actionnaires. Elle n’est pas responsable de satisfaire les besoins des autres parties prenantes.

Freeman avance au contraire que la responsabilité d’une entreprise est justement de satisfaire les besoins de ses parties prenantes pour réussir à fonctionner de la manière la plus performante possible. La logique est que si l’entreprise ou l’organisation réussit à créer de la valeur partagée, elle créera finalement plus de valeur pour elle-même, actionnaires inclus. Si l’entreprise a réussi à mettre en place un projet qui tient compte aussi bien de ses propres besoins et de sa stratégie interne que des besoins de ses parties prenantes, ses parties prenantes seront plus à même de s’investir dans la réussite du projet et donc de garantir son succès. De la même manière, cela favorise des relations stables et bénéfiques dans la durée : on pense ici par exemple aux relations qu’une entreprise peut avoir avec un fournisseur.

Prenons un autre exemple : une ONG environnementale désire protéger une certaine espèce de salamandre rare dans un terrain qui intéresse une entreprise. L’entreprise décide de travaille avec l’ONG pour trouver une solution qui convient à tout le monde : un terrain similaire est acheté par l’entreprise et les salamandres sont transposées dans ce terrain entretenu et protégé par l’entreprise. Dans ce cas, l’entreprise peut disposer du terrain qui l’intéresse pour ses activités et l’ONG a assuré la survie de cette espèce de salamandre. L’ONG ne viendra plus perturber les activités de l’entreprise ou intenter une procédure juridique contre l’entreprise.

La théorie des parties prenantes est donc une partie intégrante de la RSE et de la gestion de projets RSE.

Comment répondre aux besoins de ses parties prenantes ?

Intégrer la théorie des parties prenantes dans la façon de fonctionner d’une organisation de travail est plus facile qu’il ne semble à première vue. Cependant, il est important de souligner qu’il ne s’agit pas là d’une action qui se fait une seule fois, ni d’un projet isolé. Il s’agit plutôt d’une certaine manière de gérer tous les projets de l’organisation (internes et externes). Voici les étapes à suivre pour connaitre et savoir répondre aux besoins de vos parties prenantes :

1. La première étape est d’identifier toutes vos parties prenantes. Pour ce faire, faites la liste de toute vos parties prenantes et classez-les. Ensuite, identifiez une personne concrète qui représente cette partie prenante. Cette personne doit être légitime pour répondre au nom de cette partie prenante.
2. Soyez réalistes : chaque entreprise a une multitude sans fin de parties prenantes. Limitez donc votre liste aux parties prenantes qui ont le plus d’impact ou sont le plus impactées par les activités de votre entreprise. Plus votre liste de parties prenantes est longue, plus vous aurez de besoins à traiter et plus le processus prendra du temps.
3. Préparez vos discussions avec vos parties prenantes : réfléchissez à la meilleure façon de les contacter. Des fois, un entretien en tête-à-tête est la meilleure façon de procéder. D’autres fois, il vaut mieux mettre en ligne un questionnaire pour toucher un maximum de personnes. Soyez créatifs : chez Nicomak, nous avons par exemple développé un « Repas parties prenantes » qui vous permet de rencontrer plusieurs parties prenantes en même temps dans un environnement détendu et de dialoguer avec elles sur les sujets les plus stratégiques de votre entreprise. Si cela vous intéresse, contactez-nous aujourd’hui pour en savoir plus !
4. Dialoguez avec vos parties prenantes : allez à la rencontre de vos parties prenantes et posez-leur des questions sur les sujets les plus en lien avec la stratégie de votre organisation et celle de votre partie prenante. Il est important de poser des questions ouvertes et de laisser de l’espace pour laisser les parties prenantes s’exprimer librement et d’aborder des sujets que vous-mêmes n’avez pas identifié comme pertinents.

• 5. Une fois que vous avez recueilli les besoins de vos parties prenantes, il faut les classer en fonction de vos parties prenantes ainsi que de vos propres axes stratégiques. Il existe pour ce faire différentes méthodologies. La plus efficace reste encore la matrice de matérialité. Vous n’avez encore jamais fait de matrice de matérialité et vous ne savez pas comment vous y prendre ? Ça tombe bien, Nicomak a développé pour vous un outil en ligne très simple d’utilisation qui vous permet de créer automatiquement votre matrice de matérialité.
• 6. Une fois que vous avez identifié les besoins sur lesquels vous allez travailler, contactez vos parties prenantes pour co-construire un plan d’action et le mettre en place. N’oubliez surtout pas l’évaluation et le suivi de ces projets : ce qui ne se mesure pas, n’existe pas !

Nicomak est expert du dialogue parties prenantes depuis sa création il y a plus de 10 ans. Nous avons accompagné de très nombreuses organisations de toutes tailles dans la définition et la mise en place de leur processus de dialogue avec leurs parties prenantes, et ceci de A à Z. Si vous désirez en savoir plus sur le sujet des parties prenantes ou que vous voulez vous faire accompagner par Nicomak sur le sujet, contactez-nous immédiatement !