Comment réaliser un Gap Analysis ? 

Le Gap Analysis, ou analyse des écarts, permet d’identifier le petit truc qu’il vous manque pour atteindre vos objectifs, notamment dans le cadre d’une certification (ISO, Qualiopi, label RSE, label Diversité, etc.). Réel atout stratégique, vous pouvez y avoir recourt à toute moment, mais surtout lors de moments clés. Dans cet article, on regarde d’un peu plus près quand et comment réaliser un Gap Analysis. 

Quand effectuer une analyse des écarts ? 

Un Gap Analysis peut être réalisé à tout moment, mais prend tout son sens lorsqu’elle a un but précis à un moment spécifique. On pense notamment aux 4 moments charnières suivants, qui sont non-exhaustifs : 

• Quand de nouvelles normes apparaissent ou changent. L’analyse vous permet de repérer ce qu’il vous manque pour répondre aux exigences de normes, lois et règles. Vous disposez ensuite de toutes les données nécessaires pour assurer votre conformité.
• Pendant une phase de planification stratégique. Lorsque votre organisation cherche à se développer ou même à changer d’échelle, l’analyse des écarts éclaire le chemin à parcourir pour passer d’un état A à un état B. Elle vous fournira notamment suffisamment de données pour élaborer un plan d’actions stratégiques efficace.
• Lors d’une période qui nécessite un boost de la performance. Si vous avez subi une perte de performance, ou qu’elle n’est généralement pas satisfaisante, réaliser une Gap Analysis peut vous permettre d’identifier ce qui coince. En mettant le doigt sur les lacunes qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs, vous pouvez alors modifier ou adapter vos processus, vos modes de management, vos outils, votre offre… 
• Quand votre entreprise cherche à innover et proposer de nouveaux produits et services. Vous pouvez réaliser une Gap Analysis pour déterminer de nouvelles opportunités de produits et services qu’il manque à votre gamme pour combler une faille sur le marché.

Comment réaliser un Gap Analysis en 4 étapes ?

Il existe différents outils et diverses démarches pour réaliser une Gap Analysis. On vous propose aujourd’hui de suivre les quatre étapes suivantes. Vous n’êtes pas sûr de maîtriser le sujet ? Pas de panique. Si des questions et hésitations restent en suspens, nos expertes et experts Nicomak sont là pour vous accompagner. 

Définir vos objectifs 

L’idée de la Gap Analysis est de déterminer comment se rendre d’un état A à un état B. Encore faut-il clarifier ce que sont ces états. Alors avant toute chose, il est essentiel d’identifier là où vous souhaitez aller : vos objectifs. N’oubliez pas que ceux-ci doivent être SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.  A Nicomak, on parle aussi de SMARTS en rajoutant le dernier « S » de Stimulant : les obejctifs doivent donner envie aux équipes qui doivent les porter.

Comprendre où vous en êtes 

Définir vos objectifs va de pair avec savoir d’où vous partez. Il est donc essentiel d’évaluer l’état actuel de votre entreprise. Par exemple, si vous effectuez une analyse des écarts en ressources humaines, vous avez besoin de comprendre ce que vos équipes sont actuellement capables de faire (compétences, moyens, ressources humaines, etc.) pour comprendre quels sont les besoins en formation, recrutement et accompagnement en vue d’atteindre vos objectifs. De la même façon, si vous cherchez à améliorer et repenser vos processus, il est bénéfique d’évaluer vos processus existants.

Analyser les écarts 

Les données récoltées lors des deux étapes précédentes vous permettent maintenant de mettre en lumière les différences entre où vous êtes et vos objectifs. Vous pouvez sélectionner une série de KPIs, ou indicateurs clés de performance, qui vous permettront d’analyser vos écarts, mais aussi d’effectuer une nouvelle analyse avec les mêmes références à l’avenir (à moyen et long terme). 

Dans le cadre d’un Gap Analysis pour une certification, on regardera aussi si les éléments de preuve sont bel et bien présents, disponibles et que les personnes qui devront répondre aux auditeurs sont bien préparés.

Comment réaliser un Gap Analysis : mettre en œuvre un plan d’actions 

Vous pouvez finalement travailler sur votre plan d’actions stratégiques à mettre en œuvre pour réduire les écarts. Toujours en formulant des objectifs SMART, vous devez aussi dialoguer avec les parties prenantes pour les engager dans le projet et identifier ensemble des solutions. N’hésitez pas à hiérarchiser ensemble les actions en fonction de leur impact estimé ou de leurs délais de réalisation.