5 conseils pour déléguer au travail

Déléguer vous permet d’alléger non seulement votre liste « to-do » mais également votre esprit. Pourtant, ce n’est pas toujours facile de déléguer. En effet, si c’est une autre personne qui réalise la tâche, vous continuez d’en porter la responsabilité. Découvrez dans cet articles 5 conseils pour déléguer au travail. Ces conseils facilement actionnables vous permettent d’aborder la délégation sereinement.

Définir le niveau d’autonomie accordé au délégataire

Une source importante de problèmes quand on délègue provient du fait que la personne délégataire et la personne délégante ne se sont pas accordées sur le niveau d’autonomie. Cela peut mener à des malentendus et de la frustration des deux côtés. L’échelle ci-dessous est tirée du livre Management 3.0 de Jürgen Appelo. Nous vous conseillons de la présenter à votre équipe. Avant chaque délégation, accordez-vous, ensemble, sur le niveau d’autonomie dont disposera la personne délégataire.

Se faire former sur la délégation

Comme toute autre compétence professionnelle et managériale, la délégation s’apprend. Lire ces conseils pour déléguer au travail est un premier pas. Suivre une formation sur le sujet est encore mieux ! Celle-ci vous permet d’acquérir des bases solides. Une formation courte, sur une journée, vous permet de mieux appréhender une méthodologie claire pour apprendre à déléguer sereinement. Être plus serein au moment de déléguer vous fait gagner non pas seulement du temps mais aussi de l’énergie. Vous êtes délesté mentalement.

Prioriser pour mieux identifier les tâches à déléguer

On a tendance à vouloir déléguer les tâches les plus fastidieuses. Pourtant, afin de tirer le meilleur profit possible de la disponibilité d’une autre personne, il convient de prioriser en amont vos tâches. Pour ce faire, nous vous proposons de vous inspirer de la matrice d’Eisenhower. Cet outil généralement bien connu en management permet de classer vos tâches de manière binaire en Urgent/Non Urgent et Important/Non Important.

Non Urgent/Non Important

Vous vous en doutez, les tâches de cette catégorie ne vont pas finir en haut de votre liste « to-do ». Encore mieux, rayez-les de votre liste !

Non Urgent/Important

Les tâches qui tombent dans cette catégorie sont à planifier. Mettez-les dans votre calendrier à une échéance proche et réaliste. Si ces tâches sont réellement importantes, elles deviendront urgentes à un moment ou un autre si vous ne les traitez pas. Sous certaines conditions, les tâches de cette catégorie peuvent être déléguées. Pour cela, vous devez prévoir beaucoup de temps et surtout des points de contrôle réguliers.

Urgent/Important

Oups, on parle bien de ce livrable très technique qui était à rendre à votre client principal… hier ! Il s’agit ici des tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer immédiatement. Ne déléguez pas ces tâches, même si cela peut sembler séduisant au début. Une bonne délégation sur des sujets importants a besoin de temps. Or, vous n’en disposez pas dans ce cas.

Urgent/Non important

Les tâches qui tombent dans cette catégorie sont des candidats idoines pour être déléguées ! Nous vous conseillons de tester les conseils de cette liste sur une tâche issue de cette catégorie.

Définir en amont des points de contrôle réguliers

Quand vous déléguez une tâche, vous devez donner le droit à l’erreur à la personne délégataire. Cependant, le droit à l’erreur n’est pas lié au résultat mais bien au processus de la réalisation de la tâche. C’est à dire que la personne a le droit de se tromper au moment de réaliser la tâche. Cependant, l’objectif se doit de répondre aux réels besoins de la personne délégante. C’est pourquoi il est absolument nécessaire de définir, au moment de déléguer la tâche, de convenir ensemble de points de contrôle. Le contrôle ne veut pas dire surveillance ! Cependant, les points de contrôle vous permettent de vérifier que la personne avance bien sur sa tâche, avance dans la bonne direction… bref, vous permet de suivre sereinement la réalisation de celle-ci. Les points de contrôle peuvent être temporels (tous les mardis à 15h) ou bien liés à une étape-clé (exemple : une fois que la personne délégataire a reçu les devis pour la salle).

Ne jamais se « débarrasser » de vos tâches

Ce conseils pour déléguer au travail peut sembler contre-intuitif au premier abord. En effet, la délégation doit vous permettre de gagner du temps et de vous concentrer sur des tâches plus urgentes et/ou importantes. Mais afin d’assurer une montée en compétences correcte de la personne délégataire et pour que vous, vous soyez serein, il est primordial de suivre la réalisation de la tâche. Ensuite, avec une plus grande autonomisation de la personne délégataire, vous pourrez faire monter la personne sur l’échelle de Jürgen Appelo. Cela vous permet d’accompagner correctement et sereinement vos tâches déléguées et de vous assurer de leur succès.