Comment estimer ma charge de travail

La loi de Parkinson, vous connaissez ? Cette sagesse populaire veut que « Le travail prévu prendra toujours le temps qui lui est alloué ». Donc, si vous avez une semaine pour finir un dossier, il est probable que vous allez travailler dessus jusqu’au vendredi midi. Si, au contraire, votre chef.fe vous demande de rendre une note importante dans les prochaines 4 heures, vous mettrez 3 heures et 50 minutes à rédiger cette note. Cela vous semble familier ?

En gestion de projet et pour être en capacité de tenir vos délais, il est donc important d’être en capacité de poser des délais réalistes afin de ne pas perdre du temps inutilement. La meilleure façon est encore d’estimer votre charge de travail le plus précisément possible. Comment estimer ma charge de travail ? Découvrez dans cet article des conseils concrets pour mieux gérer votre temps. Si vous désirez aller plus loin pour savoir comment estimer une charge de travail et votre organisation personnelle, nous vous recommandons une formation sur le sujet.

Identifier les priorités à gérer

Votre liste de tâches à faire est interminable ? Il est physiquement impossible de tout finir dans la journée ou la semaine ? Alors, il est grand temps de prendre une demi-heure pour prioriser ces tâches. Cette demi-heure est loin d’être perdue : elle vous permet de mieux cibler les tâches à impact pour votre travail.

Tout d’abord, faites une liste de toutes les tâches que vous avez à faire et classez les en différentes catégories : urgentes, importantes ou les deux. Cette méthode, également appelée « Matrice d’Eisenhower » permet facilement de décider quelles tâches sont à réaliser en priorité. Choisissez ensuite pas plus de 3 tâches prioritaires à réaliser par jour. A côté de chaque tâche, notez le temps que cette tâche vous prendra. Afin d’être le plus précis possible, divisez chaque tâche en sous-tâche. Chaque sous-tâche ne doit pas vous prendre plus de 2 heures. Si c’est le cas, alors cherchez à diviser de nouveau cette étape.

Bien évidemment, pour estimer le temps que vous prendra un projet, vous pouvez appliquer la même méthodologie. Notez toutes les tâches à accomplir, divisez-les en des sous-tâches qui ne doivent pas vous prendre plus de 2h chacune et ensuite, additionnez-les pour avoir le temps effectif que ce projet vous prendra.

Planifiez les tâches à venir dans votre agenda

Prenez votre agenda et placez chaque sous-tâche de maximum 2h dans votre agenda. Cela vous donnera une estimation précise du temps que vous avez dans la semaine.

Prévoyez toujours de la marge pour les imprévus. Une bonne pratique est de vous réserver des plages de temps où vous ne planifiez aucun rendez-vous. De préférence toujours les mêmes d’une semaine à l’autre. Ce temps vous permet de rattraper les tâches urgentes que vous n’avez pas eu le temps de fini cette semaine. Le vendredi matin est un bon moment pour ce faire.

Analyser le temps passé sur vos tâches

Chaque semaine ou chaque mois, prenez le temps de comparer vos estimations initiales avec la réalité. Cette analyse vous permet d’ajuster vos estimations de temps pour les jours à venir et de vous améliorer.

Aller au-delà de l’estimation manuelle de votre charge de travail

De nombreux outils de gestion de projet, gratuits ou payants, peuvent vous aider à planifier, organiser et suivre en temps réel vos différents projets et tâches. Facilement partageable avec vos équipes, ces outils vous permettent de mieux visualiser et estimer votre charge de travail sur les jours à venir. Certains outils que nous pouvons vous recommander sont Trello, Monday ou encore Asana.

Conclusion

Bien estimer ma charge de travail me permet d’être plus efficace. Faire baisser le stress dans ma vie professionnelle est idéal sur de nombreux plans. En appliquant les conseils de cet article, vous serez en mesure d’estimer plus précisément votre charge de travail. Comme toute compétence professionnelle, estimer sa charge de travail est un exercice sur lequel vous allez vous améliorer avec le temps et l’expérience. Sentez-vous libre de tester différentes façons de faire ou d’adapter certaines méthodologies dont vous avez connaissance. Si vous voulez aller plus loin dans l’organisation de votre travail ou de vos compétences en management, contactez aujourd’hui nos consultant.e.s et coachs pour en discuter avec eux et elles. Ils pourront potentiellement vous conseiller soit une formation adaptée à vos besoins, soit un accompagnement personnalisé.