Comment déléguer une réunion ?

Vous en avez assez des réunions à rallonge, unilatérales et synonymes d’ennui ou de perte de temps ? Vous n’êtes pas seul.e. En effet, ce mode de réunion dépassé est encore la norme suivie par de nombreuses organisations. Or, il est possible de les rendre intéressantes et même d’avoir hâte d’y participer. S’il existe de nombreuses manières de dynamiser vos réunions, on vous explique aujourd’hui comment déléguer une réunion pour la rendre efficace et vivante.

Pourquoi déléguer une réunion ? 

Sous des dehors généralement redondants, la réunion peut en fait être un réel incubateur d’idées et de collaboration. En somme, un lieu qui booste l’innovation et la performance de l’entreprise. 

En effet, en matière de cadre, les réunions se ressemblent souvent. Une personne est décisionnaire (il en faut bien une) et soulève les questions à l’ordre du jour, tandis que les autres prennent peu la parole (et regardent l’heure). Une étude Atlassian illustre bien cette idée en montrant que les réunions inutiles coûteraient chaque année 37 milliards de dollars en salaire aux entreprises américaines. La réunion déléguée propose donc de questionner les rôles de chacun dans l’organisation de la réunion afin de la rendre plus fructueuse. Elle a notamment pour but de : 

• Transformer et améliorer le déroulement de la réunion,
• La dynamiser, la rendre plus interactive et vivante
• Rendre plus égale la participation de chacun et chacune en évitant de ne responsabiliser que le décideur ou la décideuse 
• Favoriser la coopération et le travail d’équipe

Le principe de la réunion déléguée

Pour déléguer une réunion, le principe est simple et vous rappellera peut-être vos meilleures soirées jeux de société. Il consiste à définir clairement 5 rôles, attribués à différentes personnes lors de chaque réunion par le ou la décisionnaire. Ces rôles n’influent pas sur le contenu de la réunion. De ce fait, peu importe son rôle dans la réunion, chaque participant.e a le droit de s’exprimer et de discuter. Le processus de délégation vient simplement ajouter une organisation différente au cadre de la réunion.

Les cinq positions à adopter sont les suivantes : 

Le Facilitateur – La Facilitatrice 

Le rôle de cette personne est d’être à l’écoute de l’assemblée afin de fluidifier les échanges et distribuer la parole. Elle veille notamment que chacun assure son rôle et soit compris de tous et toutes, quitte à reformuler ce qui a été dit ou à poser des questions. Cette personne a donc un rôle d’animation de la réunion pour la rendre plus vivante, harmonieuse et productive. Pour pouvoir assurer ce rôle, il est important que le facilitateur ou la facilitatrice fixe les objectifs et l’ordre du jour de la réunion avec le ou la décisionnaire. 

Le/La pousse-décision

Il s’agit de la personne chargée de prendre des notes et de rédiger le compte-rendu. Bien plus qu’un rôle de scribe, celui-ci induit de s’assurer que les décisions qui doivent être prises le sont. À ce titre, le/la pousse-décision n’hésite pas à revenir sur des discussions qui se sont égarées pour questionner clairement qui fait quoi, quand et comment. Le compte-rendu établit ainsi les décisions prises ainsi que les collaborateurs, collaboratrices et échéances concernées. 

Le gardien / La gardienne du temps 

Son rôle est de gérer le temps, qu’il ou elle n’hésite pas à rappeler régulièrement. Il ou elle ne décide pas du temps attribué à chacun et chacune, mais rappelle l’avancée de la réunion. Par exemple, il ou elle informe le groupe que le temps attribué à un point de l’ordre du jour est écoulé, ou que la réunion est supposée se terminer dans 15 minutes. 

L’hôte 

Comme son nom l’indique, l’hôte s’assure que le lieu de la réunion soit accueillant et adapté à tous et toutes. Il ou elle installe le vidéoprojecteur et autres outils techniques, contrôle que la salle est propre et équipée (marqueurs, tableaux, post-its…). Il ou elle met à disposition de l’eau, du café et tout ce qui peut être pertinent pour mener à bien la réunion dans les meilleures conditions. À ce titre, il ou elle distribue les documents et le matériel nécessaires à toutes les parties prenantes et accueille et accompagne tout.e participant.e extérieur.e. 

L’observateur / L’observatrice 

Aussi appelé le/la coach, cette personne a pour rôle d’observer le processus. Il ou elle peut participer sur le fond de la réunion, mais garde un certain recul sur la façon dont la réunion se passe. Cette personne ne prend la parole qu’en fin de réunion pour dire ce qui s’est bien déroulé et pour donner des axes d’amélioration pour les réunions suivantes. Elle permet de nourrir l’énergie de la réunion et de motiver les équipes en parlant des points positifs de la réunion.