Comment déléguer sans perdre le contrôle du projet ?

Un bon manager, chef de projet ou gestionnaire doit savoir déléguer. En effet, confier certaines missions à ses collaborateurs lui permet de gagner de mieux travailler. Mais nombreuses sont les personnes qui ont encore peur de déléguer. Alors comment déléguer sans perdre le contrôle du projet ? 

Pourquoi déléguer ? 

La délégation au travail est si importante que nous lui avons consacré plusieurs articles expliquant notamment pourquoi elle est cruciale. 

Souvent perçue comme un risque ou une perte de contrôle, la délégation représente une opportunité d’enrichissement réciproque des collaborateurs. Pour le Manager, il s’agit d’un moyen efficace de se libérer du temps pour se consacrer à ses tâches principales de gestion et d’organisation. Il est également valorisant pour les collaborateurs et collaboratrices de sentir qu’on leur fait suffisamment confiance pour se charger de missions importantes. Ils et elles peuvent alors gagner en compétences, affiner leur expertise et développer de nouveaux outils de travail. 

En fait, déléguer est un moyen de booster la performance de l’entreprise. Et cela, tout en favorisant la QVT (la qualité de vie au travail), la motivation et l’engagement de vos équipes. 

Mais alors, comment garder le contrôle du projet lorsqu’on le délègue à l’un ou l’une de ses collègues ?

Comment déléguer et garder le contrôle du projet ? 

Plusieurs étapes sont essentielles pour déléguer efficacement. Par exemple, il est essentiel d’avoir sélectionné les collaborateurs appropriés, en fonction de leurs compétences et de leurs envies. Ou encore, d’avoir bien communiqué tous les détails de la mission et fourni le matériel et les contacts nécessaires pour la mener à bien. 

Une fois la mission correctement déléguée, c’est surtout le suivi de son avancée qui vous permettra de garder le contrôle sur celle-ci et faire avancer le projet dans le bon sens. 

Il est toutefois important de garder en tête que déléguer signifie faire confiance. Surveiller et contrôler constamment le travail effectué aura donc un effet contre-productif pour vous et démotivant pour vos collaborateurs. 

S’il s’agit d’une mission relativement longue, faites plutôt des réunions régulières. Sinon, vous pouvez en organiser seulement quelques-unes en cours de projet suivant les besoins. Le mieux est de définir ensemble leur fréquence et de les espacer si vous constatez que tout se passe bien. Cela vous permettra, à vous et vos collaborateurs, de vous assurer que le projet prenne la bonne direction et respecte les délais en vous appuyant notamment sur des indicateurs d’évaluation clairs. Vous pouvez également en profiter pour réaffirmer à votre collaborateur ou collaboratrice que vous êtes à sa disposition et qu’il ou elle peut vous solliciter quand il ou elle le souhaite. 

Enfin, il est très utile et recommandé de faire un point post-mission avec la personne qui en avait la charge. Sans se concentrer uniquement sur les aspects qui vous ont déplu (s’il y en a), il s’agit d’un moment idéal pour établir ensemble les points d’amélioration tout en la félicitant pour le bon travail accompli. Votre collègue aura ainsi la possibilité de voir ses erreurs et d’évoluer par la suite. L’équipe, comme la hiérarchie, doit savoir qui a fait quoi. N’oubliez pas de valoriser le travail effectué par votre collaborateur ou collaboratrice sans vous attribuer de mérites injustifiés.