Télétravail et management à distance : 3 conseils pour que tout se passe bien

Qui dit télétravail, dit réunions en ligne, multiplication de courriers électroniques et outils asynchrones. Tous ces outils et ces canaux de communication sous-entendent un management à distance. On n’est plus au même endroit au même moment. Le « bureau de l’entreprise » se morcelle en autant de lieux qu’il y a de personnes dans l’équipe. Cela implique un changement non seulement dans la façon de travailler au quotidien, de communiquer avec ses collègues, etc. mais également dans la façon de gérer les équipes. Les managers sont donc directement impactés dans leurs compétences et connaissances techniques dès qu’il s’agit de télétravail. Télétravail et management à distance vont donc main dans la main.

Le télétravail a de nombreux avantages : sociaux, sociétaux, économiques mais aussi environnementaux. Il agit aussi bien sur la diminution de l’utilisation des moyens de transport (voitures, transports en commun,…) que sur le bien-être des salarié.e.s… tout en pouvant même se révéler vecteur d’économies pour l’entreprise. Un outil qui a donc toute sa place dans le monde du travail moderne !

Le management à distance est une compétence comme toutes les autres. Elle s’apprend et on peut constamment s’améliorer et monter en compétence dessus ! Il suffit pour cela d’avoir les outils et de se faire former par des professionnel.le.s expert.e.s du sujet. Pour bien aborder le sujet, voici trois conseils pour que télétravail et management à distance puissent rimer avec sérénité dans votre équipe de travail !

Bien identifier les canaux de communication

Cela peut paraître anodin mais il s’agit ici pourtant d’une décision fondamentale. En effet, le choix des outils de communication va avoir un impact très fort sur les dynamiques entre les membres de votre équipe et leurs interactions. Afin de mieux choisir les outils et canaux de communication, il faut avoir conscience de la temporalité synchrone et asynchrone. Un outil asynchrone permet à chacun de travailler à son propre rythme. Il ou elle prend connaissance des informations transmises à un moment que lui ou elle définit. C’est par exemple le cas pour les mails. Un outil synchrone, quant à lui, demande une réponse immédiate. C’est par exemple le cas avec les messageries instantanées de type Slack ou Telegram.

Pour chaque canal de communication, définissez un usage concret à celui-ci. Par exemple, les informations importantes dont on doit pouvoir garder trace se transmettent via courrier électronique. Ou encore, la transmission d’informations informelles sur les dossiers se fait par téléphone. A votre équipe de définir, toutes et tous ensemble, ce qui convient le mieux ! Pour éviter les frustrations et la mauvaise communication, définissez un laps de temps maximum après lequel une demande doit être traitée. Deux jours ouvrables pour les mails, une demi-journée pour les messages instantanés sur Slack, etc.

Bonne pratique

Ne démultipliez pas les outils de communication ! Des fois, le plus simple est encore le meilleur moyen d’aborder le problème à régler.

La bienveillance comme socle d’un management serein d’équipe

La technologie nous permet aujourd’hui une surveillance en ligne presque plus accrue que si vos collaborateurs et collaboratrices étaient dans la même pièce que vous. Pastille verte sur le logiciel de messagerie instantané, programme qui tourne en arrière-plan sur l’ordinateur et qui vérifie que votre équipe « bosse » sur ses dossiers au lieu de scroller Facebook, … Les possibilités sont presque infinies. Pourtant, rien de pire que de se sentir épié par son ou sa chef.fe. La confiance et l’autonomie sont deux facteurs essentiels quand il s’agit de l’engagement des membres d’une équipe de travail. Même si cela vous fait peur, faites-leur confiance ! La très grande majorité des gens a envie de bien faire son travail et est tout à fait capable de prendre ses responsabilités. Le management par objectifs ou résultats est une méthode de management qui se concentre sur les résultats et peut vous permettre de lâcher prise peu à peu. Cependant, attention : autonomie et confiance ne veut pas dire de laisser les personnes seules sur les projets. Les membres de votre équipe ont toujours besoin d’un soutien au quotidien. En tant que manager, vous vous devez d’être là pour eux de manière active.

Bonne pratique

Trouvez un moyen ludique et très court de prendre régulièrement (au mieux, au quotidien !) la température du bien-être de vos équipes ! Cela peut être via un « tour de météo » en début de chaque réunion ou un outil en ligne.

Créer des liens informels pour un esprit d’équipe plus engagé

Les 4 aspects du bien-être au travail, basés sur le modèle du SLAC, identifient le LIEN comme un facteur essentiel. Un vrai engagement et sentiment d’appartenance à une équipe de travail ne se construit pas uniquement que sur les moments de travail pur. En effet, afin que des liens réels puissent se créer, il faut que des espaces d’échanges informels puissent exister. C’est cela qui va renforcer les liens de l’équipe et, au final, créer une communication plus fluide, une plus grande confiance entre et envers les collègues, une appréciation plus évidente du travail des autres… Ces espaces d’échanges et de partage se font au mieux en présentiel. Il existe différentes manières d’aborder cet aspect du management à distance. A vous de trouver celle qui convient le mieux à votre équipe. Vous pouvez par exemple instaurer un jour par semaine ou par quinzaine de présence commune au bureau. Cette journée, identifiée comme une journée « conviviale », vous pouvez par exemple prendre l’habitude d’apporter des croissants pour partager un café avec vos collègues le matin. L’instauration de certains rituels dans le quotidien permet aussi de développer cet esprit d’équipe. C’est par exemple le concept du Scrum. Mais attention: on parle ici bien de moments informels d’échanges et de construction de liens. Vous pouvez également organiser des journées conviviales de team-building de manière régulière : tous les trimestres, par exemple.

Bonnes pratiques

Si des rencontres en présentiel sont vraiment impossibles, il existe des applications qui vous permettent de recréer des espaces d’échanges informels en ligne.

Conclusion

La pandémie de la Covid-19 a dramatiquement accéléré la transition des modes de travail vers une version plus technologique, plus indépendante des lieux géographiques. Cela implique un changement notamment dans les façons de travailler mais aussi de manager. Pas toujours facile de s’y retrouver, quand on est manager ! Nicomak est spécialiste du management à distance et du management responsable depuis presque 15 ans. C’est donc avec plaisir que nos consultant.e.s vous accompagneront et vous coacherons dans l’apprentissage du management à distance. Comme tout autre compétence, il s’agit là d’une méthodologie à apprendre. Nicomak a instauré le télétravail en son sein depuis bien avant la crise sanitaire. Nos expert.e.s savent de quoi ils et elles parlent car c’est leur quotidien ! Contactez-nous aujourd’hui pour lancer la discussion sur le sujet !