organiser la charge de travail Crédit image : Photo de Jason Goodman sur Unsplash, coupée par Nicomak

Vos équipes font face à une charge de travail accrue ? La surcharge de travail n’est pas à prendre à la légère. Elle est d’ailleurs un des facteurs pouvant engendrer des RPS : des risques psycho-sociaux. Mais alors : que faire face à une charge de travail trop importante ? Comment mieux accompagner vos équipes dans cette situation ? 

Les RPS liés à une charge de travail trop importante 

La surcharge de travail ainsi que le stress, combinés ou non à d’autres facteurs, peuvent engendrer des RPS. Les conséquences de ces risques psychosociaux sur la santé physique et mentale des collaborateurs et collaboratrices sont considérables. Ils pèsent sur les personnes impliquées mais aussi sur le bon fonctionnement de l’entreprise ainsi que sa performance.

Absentéisme, turnover élevé, mauvaise ambiance de travail, conflits entre collaborateurs sont autant de symptômes des RPS. Tous et toutes les salarié.e.s, quel que soit leur positionnement hiérarchique, leur genre, leur expérience, leur rôle dans l’entreprise, peuvent y être exposés. 

Selon le Code du Travail (article L. 4121-1), l’employeur est tenu d’évaluer les risques et de prendre en amont des mesures de prévention adaptées afin d’assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés.

Outre ces obligations légales, il est nécessaire de développer le bien-être et la qualité de vie au travail (QVT) de vos collaborateurs. Vous favorisez ainsi une atmosphère propice à l’effort collectif vers une cause commune : la performance et le développement de l’entreprise. Comment pouvez-vous aider vos collaborateurs à mieux gérer leur charge de travail lorsqu’elle est très importante ?

Comment mieux gérer la charge de travail de vos équipes ? 

Il existe de nombreuses raisons pour qu’un projet induise temporairement une charge de travail plus importante. Il revient alors au chef de projet / à la cheffe de projet de mettre en place les conditions adéquates permettant de travailler efficacement tout en minimisant les tensions et le stress. La bonne distribution et gestion des tâches est déterminante dans ce genre de situation.  

  • Fixez des objectifs. Afin de mieux effectuer la mission qui demande un travail supplémentaire à votre équipe, cette dernière doit en connaître clairement les objectifs. Organiser une réunion définissant les rôles et responsabilités de chacun en tenant compte de leurs compétences vous fera gagner du temps. Profitez de ce moment pour fournir les outils ainsi que toutes les ressources utiles, et transmettre les budgets et délais à respecter. Entre les périodes stressantes, il peut être extrêmement bénéfique d’organiser une session de formation pour apprendre à tous et toutes à mieux organiser son temps de travail et gagner en productivité. 
  • Assurez-vous de la coordination de vos équipes. Une fois les tâches clairement définies et attribuées, il est important de coordonner les activités de chacun et chacune pour assurer le succès de la mission et le respect des délais. Cette tâche peut être accomplie par un.e Manager ou un.e coordinateur.ice de projet. Des outils tels que des feuilles de temps ou des rétroplannings peuvent appuyer cette démarche. 
  • Priorisez. Si malgré la répartition des tâches, leur quantité semble toujours trop importante, déterminez celles qui sont à réaliser en premier. Cela réduira le stress de vos équipes. Les tâches mineures et moins stressantes peuvent notamment être réalisées dans un deuxième temps. La matrice d’Eisenhower est un outil très efficace pour vous aider à prioriser. 
  • Soyez disponible. Votre équipe doit pouvoir compter sur vous en cas de besoin. Soyez donc à l’écoute, encouragez l’entraide et le travail d’équipe. Cela permettra un travail efficace et une communication transparente. Il est important de garder à l’esprit qu’il est souvent contre-productif de mettre une pression excessive sur vos équipes. 

Une fois la période de travail accrue passée et les grosses missions terminées, il est essentiel de dresser un bilan. Cela permettra d’identifier les bonnes pratiques et les bons outils utilisés, et d’être plus efficaces lorsque cette situation se répètera dans le futur.