Comment organiser une réunion efficace ?
La réunionite aigue, ça vous parle ? Cette « maladie » est bien connue des entreprises et de bon nombre d’équipes de travail. Auriez vous deviné que certaines études estiment le temps annuel passé en réunion à plus de 27 jours par an ? Avec tout ce temps investi, on aimerait croire que les réunions sont toujours efficaces… ou du moins nous aident à avancer sur nos projets. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Alors, comment organiser une réunion efficace ? Si une formation sur la thématique est encore la meilleure façon de s’assurer de savoir mener des réunions et des entretiens efficaces, découvrez dans cet article nos conseils pour en maitriser les bases. Ceux-ci vous permettent d’organiser des réunions plus efficaces pour vous, votre collègues et vos clients.
Bien préparer la rencontre
» Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache. » Cette citation attribuée à Abraham Lincoln résume parfaitement le temps à accorder à la préparation d’une réunion ou d’un entretien que vous souhaitez le plus efficace possible. Cette préparation inclut plusieurs volets : fixer l’objectif de la réunion, choisir le format ainsi que la ou les techniques d’animation, envoyer toutes les informations nécessaires à vos collègues (surtout s’il s’agit d’une réunion de validation de certains points), définir votre stratégie mais aussi préparer vos interventions. Au début de chaque entretien ou réunion, rappelez à vos collègues le but de cette rencontre. Par exemple : “Nous sommes là pour valider ensemble le plan d’action du projet X”.
Recadrer la discussion si nécessaire
Lors d’une réunion ou d’un entretien, il est facile de déborder sur des sujets annexes mais non essentiels à la réunion qui a lieu. Dans ce cas, il est important de ne pas laisser ces discussions s’éterniser en rappelant à vos collègues le but de cette réunion. Si vous n’êtes pas à l’aise au moment de leur couper la parole, vous pouvez convenir d’un signe (main levée avec trois doigts, par exemple) qui indique que la conversation a besoin d’être recentrée. Vous pouvez aussi envisager l’utilisation d’une petite clochette.
Gestion du temps
Attention à toujours garder un œil sur la montre ! Si vous avez bien préparé votre entretien ou réunion, vous aurez également prévu un temps bien défini pour chaque séquence. En tant qu’animateur ou animatrice de la réunion, il vous revient de respecter ces temps imparti. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez également prévenir vos collègues du temps imparti pour chaque séquence. Par exemple : “ Je vous propose de présenter la problématique pendant 5 minutes avant de faire un atelier de brain-storming tous ensemble pendant 20 minutes. Ensuite, nous débrieferons l’atelier pendant 10 minutes avant de noter nos conclusions.”. Vous pouvez également demander à un.e collègue d’endosser le rôle de gardien du temps si vous avez peur d’avoir trop de choses à gérer pendant la réunion.
Anticiper les discussions difficiles
Surtout lorsqu’il s’agit d’un entretien managérial, certaines discussions peuvent être désagréables à mener. Si vous savez qu’une telle discussion de recadrement vous attend, vous pouvez l’anticiper, notamment en préparant vos arguments. Réflechissez également aux contre-arguments que pourrait vous présenter la personne avec qui vous avez prévu de mener l’entretien. Dans tous les cas, pensez bien à utiliser la communication non-violente. Cette méthodologie de communication permet d’exprimer ce qui ne va pas tout en aidant à trouver une solution constructive. Attention, cette méthode ne s’improvise pas et une formation sur le sujet peut vous aider à améliorer la communication dans divers champs de votre vie.
En conclusion
Le temps passé EN réunion est seulement une fraction du temps nécessaire pour organiser une réunion ou un entretien efficace. Afin de profiter au maximum du temps dans la salle de réunion avec vos collaborateurs et collaboratrices, assurez vous d’appliquer les quelques conseils donnés dans cet article. Pour passer au niveau supérieur et optimiser encore plus vos réunions et vos entretiens, contactez un.e de nos expert.e.s Nicomak. Spécialistes de la performance managériale et de l’optimisation des temps de travail, nos expert.e.s sauront vous orienter. Contactez-les aujourd’hui !