Trois formats de réunion participative

„L’effet IKEA”, vous connaissez ? Il s’agit d’un phénomène où vous attribuez plus de valeur à un objet parce-que vous avez été directement impliqué dans sa construction. Serait-ce un des secrets de la notoriété de la fameuse marque de meubles suédoise ? Le nom même du phénomène semble indiquer que oui. Mais l’effet IKEA va au-dela de votre armoire Billy : il s’applique également en entreprise. En effet, il a été prouvé maintes fois qu’impliquer les membres de son équipe dans les prises de décision augmente considérablement leur envie de voir “leur” projet réussir. Une personne qui a travaillé sur un plan d’action via des formats de réunion participative va tout faire pour voir ce plan d’action se réaliser dans le temps imparti.

L’intelligence collective est aujourd’hui une évidence dans de nombreuses organisations. L’adage “Plus on est de fous, plus on rit” s’avère bien réel. La diversité est un atout pour toutes les organisations de travail. Plus il y a de profiles et de points de vue différents, plus vous pouvez vous attendre à voir émerger des projets innovants et des solutions hors-du-commun.

Une excellente manière de lancer un projet et/ou de co-construire un plan d’action est une réunion. Seulement voilà, rien de pire qu’une réunion descendante où une seule personne parle pour exposer ses idées. Afin de faire ressortir les meilleures idées qui sommeillent chez vos collaborateurs et collaboratrices, optez plutôt pour un format participatif de réunion. Vous serez surpris.e de toutes les idées qui émergeront au fur et à mesure !

Alors, prêt à vous lancer dans l’animation de formats de réunion participative ? Voici plusieurs formats originaux qui vous garantiront l’implication des vos co-équipier.e.s.

World Café

Quand l’utiliser : Quand vous avez un grand groupe de participant.e.s (plus de 12 personnes). Le World Café permet de vraiment faire participer tout le monde à la conversation et à la réflexion. Il n’y a pas de nombre maximum de participant.e.s et permet de faire remonter toutes les idées. Chaque séance de réflexion s’appuie sur les idées et propositions des autres participant.e.s.

Comment l’appliquer : Divisez le groupe en sous-groupes de 3-6 personnes. Prévoyez de 3 à 6 séances de travail d’environ 20 minutes. Distribuez une question à débattre à chaque sous-groupe. Chaque groupe doit également désigner un rapporteur. Une fois le temps de travail imparti écoulé, chaque groupe change de table. Seul le rapporteur reste à sa place et résume aux nouveaux arrivants les réflexions du groupe qui vient de partir. Le nouveau groupe part des propos du rapporteur pour continuer les réflexions sur la même question. Chaque thématique est inhérente à une table, c’est les personnes qui changent de table et donc de thématique de réflexion à chaque fois. Une fois toutes les séances de travail finies, un débrief est organisé en plénière avec tout le monde. Les rapporteurs de chaque thématique sont invités à présenter le travail effectué à leur table.

Matériaux nécessaires : Autant de tables ou d’espaces de travail que vous avez prévu de groupes. Feuilles, stylos et potentiellement paper-boards pour chaque groupe.

ROTI

Quand l’utiliser : Cet outil est pensé pour évaluer, à posteriori, un événement ou un projet. Il permet de savoir rapidement si un événement a eu l’impact espéré, notamment à la vue du temps investi par chaque personne. L’acronyme signifie « Retour sur temps investi » (= Return on Time Invested).

Comment l’appliquer : Chaque membre de la réunion lève un certain nombre de doigts. Plus il y a de doigts, plus ils ou elles considèrent que l’événement a été utile. Voici la graduation exacte :

• 5 doigts : Excellente utilisation de mon temps : j’ai appris beaucoup et/ou gagné du temps en participant à cet événement
• 4 doigts : Bonne utilisation de mon temps : Ce que j’ai appris me fait gagner plus de temps que la durée de la session
• 3 doigts : C’était bien, je n’ai pas forcément gagné de temps mais je suis satisfait.e
• 2 doigts : La durée de l’événement était trop longue pour ce que j’en ai acquis
• 1 doigt : J’ai perdu mon temps !

Une fois les doigts levés, chaque personne explique la notation qu’il ou elle a décidé de donner. Pour ce faire, il est important de rester très factuel. Ils doivent décrire des faits concrets. Afin d’améliorer votre prochain événement, demandez également à tout le monde ce qu’il manquait pour que la personne lève un doigt de plus.

Matériaux nécessaires : Rien ! Potentiellement de quoi noter les retours et propositions de vos collègues.

Bocal à poisson

Quand l’utiliser : Vous désirez explorer en profondeur une question large ou une thématique assez vaste. Attention, pour que cette animation prenne tout son sens, il faut un minimum de 12-15 participant.e.s.

Comment l’appliquer : Installez les chaises dont vous disposez en deux cercles concentriques. Le premier cercle compte 5 chaises. Les chaises restantes sont disposées de manière égale autour du premier cercle. Invitez maintenant 4 personnes à s’assoir sur les chaises au centre et à discuter de la thématique choisie. Les autres participant.e.s s’assoient sur les chaises du second cercle et écoutent. Quand l’une d’elle désire rejoindre la conversation, elle s’assoit sur la chaise vide. Comme un maximum de quatre personnes peuvent converser, une personne du centre doit se lever et s’assoir dans le cercle extérieur. Puis, à chaque fois qu’une personne veut se joindre au cercle du centre, le même roulement se répète. Laissez la converation se développer naturellement pendant le temps imparti. Nous conseillons un maximum de 20 minutes pour que tout le monde puisse se concentrer sur la discussion en cours. Une variation de cette activité est également la règle qu’une nouvelle personne doit se joindre à la discussion toutes les 5 minutes.

Matériaux nécessaires : Autant de chaises qu’il y a de personnes présentes…plus une !

Le mot de la fin sur les formats de réunion participative

Les trois formats présentés ici vous ont inspirés ? Vous avez envie d’en apprendre encore plus ? Nicomak est expert dans l’animation de formations et de réunions participatives. Il s’agit là d’un atout que nos client.e.s apprécient particulièrement chez nous. Pour découvrir encore plus de formats de réunion participative ou simplement échanger sur le sujet et notre approche pédagogique, contactez un.e de nos consultant.e.s aujourd’hui ou inscrivez-vous à notre prochaine formation sur le sujet.