Améliorer vos réunions avec l’intelligence collective

Les réunions seraient inefficaces dans 72% des cas. Pire, 78% des personnes interrogées disent que les réunions sont une barrière à leur productivité. C’est ce que montre cette étude menée sur 5000 salariés à travers le monde. Alors est-il tout de même possible de mener des réunions efficaces, productives et même inspirantes ? Absolument ! Aujourd’hui, on vous parle de l’intelligence collective pour améliorer vos réunions.

Pour quel type de réunion avez-vous besoin de l’intelligence collective ?

La plupart des réunions menées aujourd’hui en entreprise sont plutôt de type coopératives. C’est-à-dire qu’il s’agit avant tout de parler d’un projet commun et de définir qui fait quoi, pour quand. En principe, ce genre de réunion est plutôt pragmatique et opérationnel. On sait non seulement déjà quel est l’objectif final, mais aussi comment l’atteindre.

L’intelligence collective, c’est cette idée que l’on peut tirer parti de la diversité d’expériences, de connaissances, de compétences et de parcours d’une équipe pour transcender la somme de ses compétences, et atteindre des résultats plus ambitieux, plus pertinents et plus innovants. Elle permet donc à un groupe d’inventer et apporter des solutions à de nombreux problèmes.

Il est donc particulièrement intéressant de créer les conditions de l’intelligence collective lors de réunion que l’on voudrait collaboratives, et non plus coopératives.  Par exemple lorsque vous souhaitez :

• Résoudre des problématiques complexes ;
• Trouver et développer des solutions innovantes ;
• Gérer des changements dans l’entreprise ;
• Favoriser une approche agile ;
• Améliorer la collaboration et la cohésion au sein de votre équipe ;
• Stimuler la créativité et l’innovation…

Comment rendre une réunion réellement collaborative ?

Il existe différents outils et techniques qui permettent d’améliorer vos réunions en vous appuyant sur l’intelligence collective. Ceux-ci sont conçus pour booster les discussions, favoriser les échanges créatifs et permettre à la synergie collective de trouver des solutions. Pour rendre votre réunion vraiment collaborative, commencez par :

• Créer un environnement de travail qui favorise les échanges. Le format traditionnel de réunion a tendance à freiner la créativité, l’engagement et la motivation. Il est donc nécessaire de trouver d’autres modèles plus propices à l’échange. Chaque participant doit se sentir à l’aise, libre de partager ses idées, et capable de prendre la parole. Assurez-vous que toutes les voix qui souhaitent s’exprimer soient entendues, et que la diversité d’opinions soit valorisée.
• Utiliser des méthodes d’animation et de facilitation. Il existe des quantité d’exercices et jeux pensés pour stimuler les interactions des collaborateurs. La mission innovation du Ministère de l’économie a développé Réunio’Kit, une bibliothèque en ligne évolutive. Vous pouvez piocher parmi ses 100 fiches d’intelligence collective en fonction des objectifs de votre réunion, de sa durée, ou du nombre de participants par exemple.
• Privilégier les petits groupes de travail. Généralement, plus il y a de collaborateurs dans une réunion, moins ils sont actifs.
• Se former à la conduite de réunion efficaces. Cela est essentiel pour apprendre à reconnaître les signes de comportements refuges (passivité, agressivité, manipulation…) ou pour savoir gérer les comportements difficiles grâce à la CNV (communication non-violente). La formation Nicomak Devenir efficient dans la communication et l’encadrement de vos réunions vous permettra de faire de vos réunions un espace de décision et d’engagement de vos collaborateurs.

Vous souhaitez aller plus loin dans la mise en œuvre d’une démarche d’intelligence collective dans votre organisation ? Les expertes et experts de Nicomak vous accompagnent pour développer efficacement votre posture d’intelligence collective. On se lance ?