Qu’est-ce que la facilitation ?
La facilitation, clé de l’intelligence collective
1 + 1 = 3. Oui, on vous le jure. Comment ? Grâce à l’intelligence collective et à la facilitation.
L’objectif de l’intelligence collective est l’utilisation des connaissances et des intelligences individuelles afin d’atteindre collectivement un but commun. En effet, cela sur l’idée qu’un maximum de perspectives et d’expériences différentes permet de trouver les meilleures solutions à un problème posé et ainsi de maximiser les chances de le résoudre de manière positive.
Appliquée au monde professionnel, l’intelligence collective propose par exemple de réunir des personnes de services différents afin de résoudre un problème global à la structure. De la même manière, l’intelligence collective vous invite à inclure vos parties prenantes dans la résolution d’un problème global lié à votre organisation et son rayonnement.
Seulement, pour pouvoir se sentir libre de partager ses compétences, ses connaissances et sa créativité lors de groupe de travail, un cadre est nécessaire et doit être mis en place. Et c’est là qu’apparait la facilitation.
Qu’est-ce que la facilitation ? A quoi ça sert ?
La facilitation est la mise en place d’un cadre, de méthodes et de processus qui permettront au groupe d’opérer en intelligence collective. Sans la facilitation, l’intelligence collective est plus compliquée à créer et à atteindre.
Quand on parle de facilitation, on parle donc surtout du facilitateur et de la posture très particulière qu’il occupe.
Quel est le rôle du facilitateur ?
Le facilitateur est la personne qui va aider le groupe a l’atteinte de son objectif en créant un cadre qui favorise l’émergence d’idées dont l’existence était jusqu’alors insoupçonnée. Grâce à lui, le groupe peut fonctionner de manière bienveillante et efficiente et ainsi arriver à un résultat concret. C’est lui qui va créer l’énergie et guider le groupe de travail de A à Z, soit de l’énonciation du problème à une prise de décision pour le résoudre.
Comme l’explique l’IAF, le facilitateur est un personnage multi-casquettes: Architecte, Pilote et Guide
Premièrement, le facilitateur est un Architecte
En amont de la session d’intelligence collective, le facilitateur clarifier avec son client le thème et l’objectif du groupe de travail ainsi que les résultats espérés ou attendus. Comme un architecte, il élabore le déroulé de la journée et des différents ateliers. Cependant, il est possible que tout ne se passe pas comme prévu le Jour J puisque tout dépendra du groupe et son énergie. Le planning du facilitateur doit donc être solidement construit tout en restant flexible et adaptable à la réalité de la situation et du groupe.
Deuxièmement, le facilitateur est un Pilote
Comme un pilote d’avion, le facilitateur est responsable du voyage du groupe en intelligence collective. Le Jour J, la première étape est donc de rappeler le contexte dans lequel s’inscrit la rencontre et les ateliers, et les règles de fonctionnement à respecter afin que les participants puissent opérer en bienveillance et en écoute. Le facilitateur doit également clarifier la destination et l’objectif à atteindre, et donc le chemin que le groupe va parcourir durant la session d’intelligence collective. Au fur et à mesure du déroulé des ateliers, le facilitateur reste vigilant et observe l’évolution du groupe. Il écoute les interventions des participants, analyse et corrige la trajectoire si nécessaire afin de s’adapter aux besoins de chacun.
Troisièmement, le facilitateur est un Guide
Le facilitateur guide les participants dans les différents processus. Il doit avoir confiance en ses méthodes proposées puisqu’il les incarne. Tout au long de la session d’intelligence collective, il conduit le groupe à travers des discussions qu’ils n’ont peut-être jamais eues. Son calme et son ouverture lui permet de gérer et accueillir les désaccords ou les doutes de chacun, tout en permettant au groupe d’arriver à destination.
Les 4 grandes étapes de la facilitation
Au cours des ateliers et afin d’atteindre l’objectif fixé, le facilitateur va suivre 4 étapes propres à l’intelligence collective.
Étape 1 : Le cadrage
Cette première étape est très importante puisque c’est elle qui rappelle les règles de comportements souhaités, le sens des ateliers ainsi que leurs déroulés. Concernant les règles de comportement, il est important de rappeler au groupe d’opérer en Intelligence Collective, c’est-à-dire d’écouter avec attention, de parler avec intention, d’être bienveillant, de se faire confiance, et de respecter le cadre exposé par le facilitateur. Lors de cette étape, le facilitateur veillera également à inclure tous les participants afin que chacun puisse se sentir à sa place dans le groupe.
Étape 2 : La divergence
Une fois que le cadre est posé, le facilitateur va créer de la divergence. L’objectif de cette étape est d’encourager les individus à exprimer des points de vus différents. Lors de cette étape, les idées originales sont encouragées et les participants sont invités à mettre en avant leur créativité. Aucune décision n’est prise lors de cette phrase, les groupes doivent pouvoir s’exprimer librement, sans contraintes, et se nourrir les uns des autres des idées proposés afin d’avancer.
Étape 3 : La convergence
Si l’étape 2 avait pour objectif de créer de la divergence, l’étape 3 quant à elle doit permettre aux participants de trouver des points d’entente. Suite à leurs travaux de l’étape 2, les participants vont synthétiser et choisir quelles idées sont à retenir et lesquelles sont à abandonner ou encore mettre de côté pour plus tard, en se basant sur leurs propres critères de décision. Ici, le challenge est de co-construire et co-valider la ou les réponses choisies. Le facilitateur doit être particulièrement vigilant à ce qu’un membre ne fasse pas prévaloir son avis aux autres. Le groupe doit choisir librement et en consensus.
Étape 4 : La décision / l’action
La dernière étape permet de concrétiser et de donner de la perspective au groupe. En effet, les participants vont devoir acter, suites à leurs réflexions, quelles sont les prochaines actions qu’ils vont mener. Plusieurs problématiques seront pensées comme par exemple celle des ressources disponibles pour mettre en action le projet ou encore les étapes de mises en œuvre. Lorsque le groupe a mis en place son plan d’action suite aux différents échanges, le facilitateur va alors pouvoir terminer la session d’intelligence collective. Une fois que les décisions prises par le groupe sont énoncées, le facilitateur peut alors refermer la session. Ce moment de clôture est important puisqu’il permet aux participants de partager leur vécu suite à cette expérience et ainsi au facilitateur de collecter les ressentis.
Le facilitateur a un rôle central puisque c’est lui qui permet au groupe de créer cette émergence d’idées pour ensuite arriver à une prise de décision commune. Cependant, la responsabilité de groupe caractérise l’intelligence collective ; chacun est responsable à sa manière du bon déroulé des ateliers et du suivi des méthodes. Ainsi, le groupe est également invité à communiquer sur ce qu’ils retiennent de l’expérience, mais aussi sur ce qui s’est bien passé ou moins bien passé.
Pour conclure…
Grâce à l’intelligence collective et donc à la facilitation, vous pouvez redynamiser la collaboration au sein de vos équipes, créer du dialogue, et augmenter votre efficience lors de résolution de problème.
Testez votre posture de facilitateur en suivant les différentes étapes et conseils mentionnés ci-dessus. Et enfin, sachez qu’il existe autant de techniques de facilitation qu’il existe de facilitateurs ; à vous de vous approprier la méthode et de l’adapter aux besoins et fonctionnement de votre groupe !