Que veut dire déléguer au travail ?

Une liste interminable de tâches plus urgentes les unes que les autres, l’anniversaire de votre cousine pour lequel vous devez encore acheter un cadeau est dans 2 jours et le téléphone n’arrête pas de sonner pour vous appeler à l’aide ! Et s’il était (enfin) temps de déléguer certaines tâches ? Il est estimé que 40% des tâches effectuées au travail par des cadres et des managers pourraient facilement être déléguées. Cette étude, menée par Toggl, permet de mettre en relief à quel point la valeur ajoutée qu’un manager apporte grâce à ses compétences spécifique est diluée. En effet, le temps passé sur ces tâches facilement délégables ne sera pas alloué à des dossiers plus « épineux » où l’expérience et les compétences techniques seront d’une plus grande valeur.

Si vous désirez acquérir des bases solides sur le sujet de la délégation au travail, une formation est le chemin le plus facile. Une formation de qualité vous permet de repartir chez vous avec les outils les plus adaptés pour une délégation de qualité.

Découvrez dans cet article comment déléguer sereinement. Cela vous permettra de mieux allouer vos ressources, autant temporelles qu’intellectuelles. Nos conseils concrets sont des bonnes pratiques facilement actionnables. Si vous désirez devenir un.e pro de la délégation, nous vous recommandons une formation sur le sujet. Cela vous permet d’acquérir en quelques heures une vraie méthodologie de délégation pour un travail encore plus efficace et performant.

Que veut dire déléguer au travail ?

La délégation est un acte réfléchi. Il ne s’agit en aucun cas de se « débarrasser » de tâches qui vous semblent rébarbatives. Il en va de même pour les tâches dont vous ne savez pas par quel bout les prendre ! Car oui, il faut se poser certaines questions avant de déléguer. Une règle d’or est de toujours bien prendre le temps d’expliquer à la personne à qui vous confier la tâche le contexte de la tâche mais aussi le cadre. Le cadre d’une délégation contient, dans tous les cas, les indications suivantes :

• Le budget alloué;
• Le calendrier validé ainsi que les points d’étapes incontournables;
• Le niveau d’autonomie dont dispose le délégataire pour prendre ses décisions;
• Déterminer ensemble les points réguliers pour contrôler l’avancée du projet;
• Les personnes ressources sur lesquelles le délégataire peut se baser;
• Les méthodologies et outils que peut employer le délégataire;
• Toute autre information pertinente pour le déroulement de la tâche.

C’est pourquoi il faut éviter de déléguer « entre deux portes » mais bien prévoir un rendez-vous de 20-30 minutes dédiés pour chaque délégation.

Qu’est-ce que je peux déléguer ?

Comment identifier les tâches qui sont facilement délégables ? Comme toute autre compétence, plus vous déléguerez, plus vous serez en capacité d’identifier rapidement ce que vos collaborateurs et collaboratrices peuvent facilement faire à votre place. Afin d’analyser chaque tâche, la matrice d’Eisenhower est un bon outil. Pour faire court, les tâches urgentes mais non importantes sont celles à privilégier au moment de la délégation. Votre expérience et vos compétences ont une plus-value plus importante sur les tâches importantes. Si celles-ci sont importantes et non urgentes, vous pouvez facilement les replacer dans votre calendrier pour le futur.

Définir le niveau d’autonomie du délégataire pour une meilleure coordination

Un piège à éviter est celui du niveau d’autonomie accordé. En effet, si les attentes différent sur ce point entre le délégataire et la personne qui délègue, cela engendre frustration et incompréhension. Pour mieux illustrer ces propos, vous pouvez vous baser sur l’échelle de délégation de Jürgen Appelo.

Caler des points réguliers avec le délégataire

Vous accordez donc votre confiance au délégataire… mais seulement sur une durée déterminée. Afin d’éviter toute déconvenue, planifiez régulièrement des points avec le ou la délégataire. Cela vous permet d’être plus serein.e. Vous vous assurez que le projet avance « comme il faut » et les résultats seront en accord avec vos attentes. Attention, contrôler ne veut pas dire surveiller ! C’est pour cela qu’il faut laisser le degré d’autonomie accordé à la personne qui réalise la tâche. Les points sont également à déterminer en amont. Ils peuvent être temporels (un point hebdomadaire, par exemple) ou événementiels (par exemple après la réception de 5 devis).

Conclusion

Pas facile de « lâcher prise » quand vous déléguez une tâche à un membre de votre équipe. Peut-être ne fait-il ou elle pas de la même manière que vous l’auriez fait ? Peut-être êtes-vous angoissé.e à l’idée que le personne ne fasse pas « comme il faut » ? Comme toute compétence managériale, la délégation est un outil qui peut s’apprendre. Plus vous mettrez en œuvre la délégation, plus cela vous semblera facile.

Pour accélérer votre montée en compétences sur la délégation, une formation est tout indiquée. Il est également possible de se faire coacher sur le sujet. Pour en discuter, contactez aujourd’hui nos consultant.e.s expert.e.s du management bienveillant. Ils et elles seront ravi.e.s de vous aiguiller dans le choix de votre accompagnement.