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Quand les dossiers s’empilent et que la liste de tâches à finir parait interminable, il y a une compétence qui vaut de l’or. Et cela, peu importe si vous êtes un manager chevronné ou que vous venez de débuter dans le monde du travail. Comme le titre de l’article le laisse présager, on parle bien de « savoir déléguer ». La délégation est une compétence qui vous permet de mieux gérer aussi bien vos ressources que votre temps. En effet, déléguer certaines tâches vous permet de vous concentrer sur celles où vous apportez une vraie plus-value. Malheureusement, la délégation n’est pas quelque chose qui se fait aussi simplement que ça. Une des questions principales que se posent les gens est de savoir que peut-on déléguer ? Et surtout, comment bien déléguer ? Cela passe notamment par bien identifier les tâches à déléguer. Découvrez nos conseils pour mieux déléguer dans cet article de blog. Si vous désirez aller plus loin sur le sujet de la délégation et devenir un.e expert.e du sujet, une formation vous apporte les bases nécessaires.

Identifier les tâches à déléguer

Choisir quelles tâches déléguer, et par conséquent quelles effectuer vous-même, est très important. En effet, quand vous déléguez, vous gardez néanmoins la responsabilité de la tâche. C’est donc une tierce personne qui va l’exécuter mais si quelque chose se passe mal, c’est à vous que cela sera reproché.

Une technique relativement simple à mettre en place pour identifier les tâches les plus adaptées à la délégation est la matrice d’Eisenhower. Contrairement à ce que le nom de cet outil d’analyse et de gestion du temps suggère, ce n’est pas le président américain Dwight Eisenhower qui l’a inventé. C’est par contre une de ses citations qui serait à l’origine de sa structuration.

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Cette matrice se base sur deux axes : l’urgence et l’importance de la tâche. Si vous faites passer chaque tâche par ces deux filtres, quatre situations sont alors possibles :

  • Pas important / pas urgent. Ces tâches là sont à effacer le plus rapidement possible de votre liste ! Si elles ne sont ni importantes, ni urgentes, alors la probabilité de les effectuer un jour est très basse, voir inexistante. Réservez votre temps à des tâches plus… importantes.
  • Important / urgent. Les tâches qui sont à la fois urgentes ET importantes sont à effectuer de suite. Elles ne sont PAS à déléguer car si elles sont importantes, c’est bien là que vous apportez votre plus-value et votre expertise.
  • Important / pas urgent. Si une tâches est importante mais pas urgente pour l’instant, elle va inexorablement devenir urgente à un moment. Votre meilleure stratégie est donc de planifier cette tâche dans votre calendrier. L’idée est bien évidemment d’effectuer cette tâche avant qu’elle ne devienne urgente.
  • Urgent / pas important. Les tâches urgentes mais non importantes sont celles à déléguer ! En effet, elles ont besoin d’être faites mais comme leur importance est moindre, le niveau de compétence et d’expertise dont vous disposez n’est pas forcément nécessaire. Il est donc tout à fait possible d’envisager qu’un profil plus junior que le vôtre s’en charge.

Assurer le succès de votre délégation

Pour vous assurer le succès de votre délégation, vous devez établir un « contrat de délégation » avec la personne en charge de la tâche. Non, il ne s’agit pas d’un contrat officiel signé par les deux parties. Cependant, établir ce « contrat » demande de prendre du temps pour qu’il soit clair. D’où l’intérêt de ne pas déléguer entre deux réunions. Demandez à la personne à qui vous désirez confier la tâche de vous retrouver pour un point de délégation dédié.

Une des premières choses à faire quand vous déléguez une tâche est d’identifier le niveau d’autonomie que vous désirez laisser à la personne. Il est important de s’accorder là-dessus car des attentes différentes peuvent mener à des problèmes d’exécution de la tâche. En effet, la personne peut-elle choisir aussi bien la méthodologie que les outils à sa disposition pour accomplir la tâche ? Où, au contraire, désirez vous qu’elle utilise ceux que vous aurez identifié comme les plus appropriés ? Une fois le cadre établi, la personne se sentira également plus à l’aise pour agir.

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De la même manière, lors de ce premier point, définissez ensemble des points de contrôle. Non dans le but de surveiller la personne mais de contrôler que la tâche avance correctement vers les résultats attendus. Si les points sont décidés ensemble et à l’avance, la personne en charge a également des points de repère concernant l’avancement de son travail. Ces points peuvent être périodiques (toutes les semaines, par exemple) ou plus ponctuels (quand la personne aura reçu 3 devis pour une location prévue, par exemple).

Conclusion

Une délégation bien encadrée vous fait gagner du temps ! En respectant les règles de base de la délégation, vous ne perdez ni votre temps… ni votre sérénité ! En tant qu’outil central de la boîte à outils d’un manager bienveillant, la délégation est une compétence qui s’apprend. Elle doit aussi se pratiquer au quotidien. Vous n’osez pas encore vous lancer ? Alors contactez un.e de nos expert.e.s sur le sujet. Nicomak accompagne depuis 2009 les managers, cadres et autres professionnel.le.s sur tous les sujets en lien avec un management responsable des organisations. Nos consultant.e.s seront ravi.e.s de vous indiquer comment ils et elles peuvent vous aider à mieux maîtriser votre temps.