Améliorer l’efficacité de vos réunions

Un cadre français passe en moyenne 27 jours par an en réunion ! 27 jours, c’est le temps de gestation des gerbilles ou des hamsters nains. Vu sous cet angle, cela parait quand même très long, non ? Quand on sait que plus de la moitié des réunions sont considérées comme pas ou peu productives, vous avez tout intérêt à améliorer l’efficacité de vos réunions.

Capitaliser au mieux sur les décisions prises lors d’une réunion demande un peu d’organisation en amont et surtout après la réunion. Pourtant, le temps investi à ce moment vous permet d’en économiser beaucoup plus par la suite. Rien de plus frustrant que de devoir organiser une réunion de suivi d’un projet pour découvrir que personne n’a avancé sur ses objectifs. Pire, les débats et discussions reviennent sur des sujets déjà traités ! L’hybridation des modes de travail, notamment de la gestion d’équipe à distance exacerbe ce problème. Pourtant, les nouvelles technologies sont de vrais alliés quand il s’agit de mieux gérer l’énergie et l’attention de vos équipes.

Découvrez avec Nicomak trois conseils concrets pour mieux gérer vos réunions !

Etablissez un ordre du jour participatif pour ne rien oublier

Selon une étude 2021 de Beekast, les réunions avec un ordre du jour sont en moyenne 35 % plus courtes que celles sans. En effet, un ordre du jour vous permet de mieux cadrer la réunion. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à vous rappeler tous les points à aborder. La réunion peut commencer directement ! Et pour éviter de vous faire prendre de court par des thématiques hors-sujet mais abordées par les participant.e.s à votre réunion (et généralement vers la fin de la réunion), établissez un ordre du jour participatif.

Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :

• Sollicitez de façon personnelle, en personne ou par téléphone, chaque participant.e à la réunion. Attention, cette façon de procéder vous prendra beaucoup de temps. Cela vous permet néanmoins de faire remonter des enjeux pas forcément évidents.
• Envoyez un mail pour demander aux participant.e.s de vous faire remonter les points qu’ils et elles désirent ajouter à l’ordre du jour. Avec cette technique, votre mail risque de se perdre et vous n’aurez que peu de retours.
• Si la réunion est récurrente, établissez un document partagé dans un endroit logique et facile à retrouver pour votre équipe. Indiquez leur de noter TOUS les points qu’ils et elles veulent aborder en réunion, dès que ceux-ci leur viennent à l’esprit. Ensuite, quelques jours avant la réunion, faites le tri entre les sujets prioritaires et ceux qui le sont moins. Les points non-prioritaires passeront à la réunion suivante !

Afin que votre ordre du jour soit le plus efficace possible, pensez à allouer une durée maximale à chaque point sur votre ordre du jour. Vous pourrez ainsi élégamment clore les discussions en indiquant que le temps alloué est révolu. Cela vous permet aussi de pousser les participant.e.s à prendre une décision finale.

Dans tous les cas, l’ordre du jour doit être envoyé en amont à tou.te.s les participant.e.s.

Engagez vos équipes grâce à des outils technologiques

Un réel défi lors de nombreuses réunions est de capter (et surtout garder) l’attention et l’engagement de vos collaborateurs et collaboratrices. Même si l’hybridation d’un nombre croissant de réunion crée de nouveaux défis, les nouvelles technologies sont également vos alliés !

Des outils d’engagement tels que MentiMeter, ahaslides ou Wooclap vous permettent de créer des sondages dont les résultats s’affichent en temps réel à l’écran. Vous pouvez les utiliser de façon très diverses. En voici quelques idées :

• Facilitez et écourtez vos prises de décision en faisant voter les gens sur les différentes options qui s’ouvrent à vous.
• Encouragez le débat et les discussions en demandant aux choix de partager leurs avis argumentés sur des post-its virtuels qui s’affichent à l’écran.
• Rendez la réunion plus ludique en faisant deviner certains chiffres clés en lien avec la thématique (par exemple, si vous présentez un nouveau produit éco-conçu, faites deviner le pourcentage de vos client.e.s qui se déclarent très concerné.e.s par des thématiques environnementales)
• Demandez aux gens de proposer des solutions créatives à des problématiques identifiées. En mode « popcorn », cela va bien plus vite que de faire un tour de table !

Faites usage de votre créativité !

L’après-réunion : un enjeu important pour faire avancer vos projets

Le travail ne s’arrête pas une fois que la dernière personne est sortie de la salle de réunion. Afin de pouvoir capitaliser sur les décisions prises pendant la réunion, vous devez envoyer à chacun.e les tâches dont il ou elle a la responsabilité. Il ne s’agit pas ici d’envoyer le résumé des échanges mais bien une liste concise des tâches attribuées avec le ou la responsable ainsi que les délais prévus pour cette tâche. Vous pouvez bien entendu ajouter le compte-rendu entier mais cela risque de « noyer » les informations et notamment les tâches à réaliser. C’est pourquoi il est important de faire une liste à part ou de bien faire ressortir la liste des actions.

Un compte-rendu concis et clair permet aux absent.e.s d’avoir le même niveau d’information que le reste de l’équipe.

Conclusion

Animer une réunion est une compétence que tous les cadres, chef.fe.s d’équipe, managers et consultant.e.s se doivent de maîtriser entièrement. Il est facile de perdre du temps si une réunion n’est pas bien organisée ou animée. Une réunion doit faire gagner du temps aux gens qui y participent. Il faut éviter les réunions à rallonge en cadrant bien la réunion dès le début. Afin de vous assurer de l’engagement de toute l’équipe, des outils et applications modernes sont à votre disposition afin de les rendre plus ludiques et plus engageantes. Enfin, il est important de bien penser aux étapes suivantes et de faciliter la tâche à votre équipe en gérant aussi le post-réunion.

Il n’est jamais trop tard pour vous faire former à l’animation de réunion ! Une compétence aussi indispensable aujourd’hui doit faire partie de la boîte à outils de tous les managers et chef.fe.s d’entreprise. Contactez nos consultant.e.s expert.e.s en management aujourd’hui pour vous faire conseiller sur la formation qui répond entièrement à vos attentes. Nos formations sont adaptables et sur mesure.