Flexibilité

Les entreprises cherchent à satisfaire de plus en plus et de mieux en mieux leurs parties prenantes et à l’attester. Cette démarche de tendre vers une amélioration continue les amène à engager des démarches qualité, en vue d’une certification ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001… Ces démarches peuvent apparaître lourdes pour certaines petites structures évoluant dans un environnement parfois complexe demandant d’être réactifs et agiles.

Cet article a été rédigé grâce aux échanges effectués avec une consultante et auditrice qualité et environnement : Sandrine Cabrit. Nous vous livrons ainsi 5 conseils primordiaux pour assurer l’efficacité de votre démarche qualité.

1. Comprendre ce qu’il y a derrière les exigences

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Dans de nombreuses entreprises, notamment des petites structures, en cours de certification ou certifiés, des outils sont mis en place et ne sont pas utilisés.

Avez-vous déjà lu une Norme Internationale ? Malgré la structuration claire, il est parfois difficile d’identifier comment mettre en place concrètement les exigences. Du coup, certaines entreprises mettent en place des outils qui ne sont pas utilisés par la suite pour éviter une non-conformité.

Rien de pire que de déployer de l’énergie pour mettre en place des outils qui par la suite ne servent à rien (à part pour faire joli devant l’auditeur) et n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise. Pour éviter ces dérives, laissez-vous le temps pour bien comprendre la Norme. C’est à dire comprendre ce qui « doit » être mis en place, ce qu’il est « recommandé » de déployer et enfin ce que l’organisme « peut » envisager.

2. Simplifier au maximum les outils

Ce que l’on observe dans de nombreuses entreprises, et plus spécialement les petites structures en termes de démarche qualité, c’est la complexification des outils mis en place.

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Les tableaux Excel à multiples entrées donnant des informations hyper exhaustives, peu comprises et peu utiles en sont souvent des exemples. Une meilleure compréhension des exigences peut éviter cette complexification. Il faut garder en tête qu’il est dans les nouvelles versions demandé de « mettre en place le nécessaire » et d’assurer une « performance ». Le rôle de l’auditeur va alors plus loin : observer la manière utilisée pour répondre aux exigences plutôt que regarder simplement le document/outils en tant que tel. Il est aujourd’hui possible de signaler des écarts si l’outil ne semble pas adapté ou inefficace.

C’est ici le rôle du responsable qualité : connaître parfaitement la norme et ses limites pour simplifier au maximum les outils. La simplification permet de plus à une utilisation facilitée et donc un meilleur engagement de la part des collaborateurs et autres acteurs ou parties prenantes de l’entreprise.

3. Assurer une adéquation outil & fonctionnement de l’entreprise.

Certains auditeurs peuvent être tentés de conseiller fortement (pour ne pas dire essayer d’imposer) une certaine manière de mettre en application les exigences de la norme.

puzzleEt pourtant, si vous voulez que votre outil soit utilisé et efficace, il doit être adapté au fonctionnement de l’entreprise. L’évolution de la norme ISO 9001 permet notamment de rendre moins « lourdes » les démarches avec moins d’informations documentées obligatoires par exemple. Cet allègement permet aux entreprises d’adapter au maximum leurs outils à la culture organisationnelle de l’entreprise et à la motivation des collaborateurs.

4. Miser sur un système de management agile

On vous parle souvent d’agilité parce que cette innovation de management de projet s’étend au management en général et à l’ensemble des secteurs d’activité. A première vue, nous pouvons penser que l’agilité n’est pas réellement compatible avec des démarches de type qualité.

Pourtant, une démarche qualité peut apporter beaucoup dans ce type de structures. En termes d’organisation notamment car la Norme propose une cadre de référence et une démarche d’évaluation de l’efficacité des actions.

Dans une entreprise agile, typiquement cela apporte une certaine structuration propice à la réactivité. De plus, aucune exigence de la norme ne sont contradictoires avec la culture agile. Nous pouvons même identifier des similitudes : la prise en compte du contexte de l’organisme et les enjeux associés sont essentiels pour être conscients des changements pouvant nous impacter et être ainsi proactifs. La clé à l’agilité dans une démarche telle est la capacité du système de management à s’adapter aux changements et à fonctionner avec des outils agiles.

5. L’accompagnement, une solution pour une démarche qualité performante

Accompagnement

 

Parfois, parler de ses problématiques à une personnes tierce, peut nous aider à avancer, à voir les choses autrement, à identifier de bonnes pratiques. Il existe plusieurs types d’accompagnement :