délégation boîte mail Crédit image : Photo de Ivan Samkov sur Pexels, coupée par Nicomak

Pour les managers et chefs d’entreprise, la boîte mail peut être à la fois un outil indispensable et une source de stress. Entre notifications, messages urgents ou encore communications internes et externes, la gestion des mails peut rapidement devenir chronophage et contre-productive. Dans cet article, Nicomak vous explique pourquoi et comment la délégation de votre boîte mail peut vous aider à reprendre le contrôle sur votre temps de travail. 

Pourquoi envisager la délégation de votre boîte mail ? 

Libérer du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée

Selon une étude de McKinsey, les cadres passent en moyenne 28% de leur semaine à lire et répondre à des mails. Cela représente près de 11 heures par semaine. En délégant ces tâches, vous pourriez libérer un temps précieux afin de le consacrer à des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. On pense notamment au développement commercial, à l’amélioration des processus, à l’innovation ou à la gestion des équipes. 

Un assistant ou un outil dédié peut filtrer, classer et hiérarchiser vos mails, vous permettant de ne traiter que les messages essentiels.

Réduire le stress et améliorer votre bien-être

La surcharge d’informations que représentent les mails, et l’accumulation de courriels non-lus dans la boîte de réception sont des sources quotidiennes de stress et d’anxiété. Malheureusement, ils sont aussi une réalité pour de nombreux professionnels.  

En confiant la gestion de votre boîte mail à une personne de confiance, vous diminuez cette charge mentale. Dans le même temps, cette démarche vous permet de vous focaliser uniquement sur les mails les plus importants, préalablement filtrés. Vous réduisez ainsi les interruptions dans votre travail, et gagnez en productivité. 

Optimiser la communication et l’efficacité

Un mail important peut facilement se perdre dans une mer de messages non prioritaires. En déléguant, vous améliorez la gestion des priorités et la rapidité des réponses. Par exemple, un assistant sera en mesure de :

  • Identifier et répondre aux demandes simples et récurrentes ;
  • Organiser les rendez-vous directement depuis votre calendrier ;
  • Détecter les mails frauduleux ou les messages non pertinents…

Cette approche garantit que vos partenaires, clients et équipes reçoivent une réponse rapide et adaptée, sans que vous ne soyez constamment sollicité.

Favoriser la croissance de votre entreprise

Savoir déléguer est essentiel pour un manager ou un chef d’entreprise. C’est ce qui lui permet de libérer du temps pour l’investir dans des activités qui génèrent de la valeur. En délégant votre boîte mail, mais aussi d’autres tâches bien choisies, vous pourrez :

  • Participer à des événements stratégiques pour votre développement commercial ;
  • Vous consacrer au développement et à la pérennisation de relations professionnelles solides ;
  • Explorer de nouvelles opportunités de marché.

En outre, déléguer certaines de vos tâches et responsabilités à vos collaborateurs exprime votre confiance en eux et en leurs compétences. Et ça, ça fait du bien à la QVT au sein de l’équipe, et booste en même temps la productivité générale. 

Comment bien déléguer votre boîte mail ?

Pour que la délégation soit efficace, quelques étapes clés s’imposent :

  • Choisir la bonne personne. Choisissez un délégué compétent pour mener à bien ces tâches ;
  • Bien définir les types de messages qui doivent être délégués, et ceux qui ne sont pas délégables ;
  • Écrire un contrat de délégation ;
  • Mettre en place un système de suivi et co-construire des objectifs SMART, c’est-à-dire Simples, Mesurables, Ambitieux, Réalistes et Timés. Il s’agit de mettre en place des outils pour évaluer l’efficacité de la délégation et l’ajuster si nécessaire.

La délégation de votre boîte mail n’est pas un détail. Elle est indispensable. Cette démarche permet en effet une organisation plus efficace, plus sereine et mieux alignée sur vos ambitions. C’est pourquoi Nicomak a pensé pour vous une formation sur-mesure “Savoir Déléguer” afin de vous accompagner dans votre démarche. Alors, on se lance ?