Bien organiser les tâches et les processus de vos équipes est un élément clé pour bien gérer la charge de travail de votre entreprise. Une bonne organisation vous permet en effet de gagner en productivité et améliore la QVT des collaborateurs et collaboratrices. Oui mais voilà : comme le rappelle l’International Institute of Directors and Managers, bien peu nombreuses sont les organisations formées à la gestion d’une charge de travail importante. Dans cet article, on vous donne toutes les clés pour mieux gérer la charge de travail et l’organisation de vos équipes.
Identifier la charge de travail
Si cela peut paraître évident, évaluer la charge de travail globale de vos équipes n’est pas toujours si facile. Entre les différentes missions en cours, il est pourtant important de savoir ce qui a été fait, par qui, et ce qu’il reste à traiter.
Dans un premier temps, cette démarche va vous aider à prioriser et contenir les tâches qui vous prennent du temps. Vous pouvez notamment vous aider de la matrice d’Eisenhower. Il s’agit d’un outil de gestion des tâches qui repose sur deux critères de hiérarchisation : l’urgence et l’importance. Ainsi, vous pourrez classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner.
Une fois la charge de travail plus claire, passons à l’organisation et à la coordination.
Gérer les charges de travail individuelles
Parallèlement à l’identification de la charge de travail, il est important de faire le point sur ce que chaque membre de l’équipe a déjà fait, mais aussi ce qu’il ou elle pourrait faire.
Vous pourrez alors mettre en lien les bonnes personnes avec les bonnes tâches, en tenant compte des disponibilités, des compétences et de l’expérience de chacun.e.
Suivant votre situation, il peut être intéressant de créer un organigramme des tâches afin de décomposer la charge de travail en des plus petites portions, plus facilement abordables et évaluables. Vous pouvez notamment travailler à la mise en œuvre de stratégies et d’outils conçus pour une meilleure gestion du temps.
En invitant les membres de votre équipe à prendre part à la réflexion, vous en saurez plus quant aux disponibilités de chacun.e ainsi qu’à leur manière de s’organiser. Ils et elles se sentiront ainsi davantage considéré.e.s en étant intégré.e.s au processus de planification. Il s’agit aussi du moment idéal pour attribuer les tâches, clarifier les attentes et répondre aux questions tout en renforçant la motivation des équipes.
Ajustements et retours d’expérience
Effectuer des points en cours de mission et des retours d’expériences à la fin d’un projet sont extrêmement importants pour améliorer les processus de travail de manière continue.
Même si vous vous êtes très bien organisé.e.s pour mener au mieux vos projets, savoir décider et opérer des ajustements en cours de mission est une force. Il est notamment important de prévoir des réunions de travail et/ou des entretiens individuels afin de savoir comment les choses avancent, qui se sent débordé.e et a besoin d’aide, qui est plus disponible, etc. Si vous préférez éviter la multiplication des réunions, vous pouvez aussi mettre en place des outils de communication efficaces comme des logiciels de gestion de travail en équipe. Ils permettent de communiquer directement au sein des tâches et d’accélérer la recherche d’informations.
Le retour d’expérience permet quant à lui d’identifier ce qui a bien fonctionné. Il favorise le partage des bonnes pratiques et permet de parler des points plus négatifs afin de mieux gérer la charge de travail et l’organisation de vos équipes à l’avenir. Dans les cas d’expériences positives, le retour d’expérience permet aussi de valoriser et motiver les collaborateurs et collaboratrices.